La matière liée à la gestion financière et administrative d’un projet à l’intention des étudiants de l’ISDR-BUTEMBO

Contexte et Objectif
Contexte : Le mardi 9 juin 2026, l’organisation ACPDI a organisé une journée « porte ouverte » de formation pratique au sein de sa grande salle à l’intention des Etudiants de l’ISDR-Butembo du niveau de Licence 3. L’organisation de cette journée porte ouverte axée sur les outils de gestion a été préalablement sollicitée par l’Encadreur KITAKYA MISI ; Enseignant à l’ISDR-Butembo.
Objectif : Permettre aux participants Etudiants de capitaliser et de maîtriser les différents outils d’usage de la structure sur les plans administratif, technique, financier et logistique pour la gestion de projets de développement.
Statut des Participants
La session a accueilli un groupe en provenance de l’ISDR-BUTEMBO composé de :
5 étudiants de Licence 3 (L3), dont 4 femmes et 1 homme.
1 encadreur accompagnant le groupe.
Outils Proprement Dits de l’Apprentissage
Les outils ont été présentés selon les trois grandes phases du cycle de projet, complétés par l’arsenal institutionnel et logistique de l’ACPDI.
1. Phase de Conception & Planification
Le Cadre Logique : Matrice 4×4 indispensable qui assure la cohérence du projet.
Logique verticale : Objectif global (Impact), Objectifs spécifiques, Résultats, Activités.
Logique horizontale : Logique d’intervention, Indicateurs Objectivement Vérifiables (IOV), Sources de vérification, Hypothèses/Risques.
La Structure de Découpage du Projet (SDP/WBS) : Modèle d’arborescence avec ramifications pour diviser un projet complexe en sous-ensembles gérables (Exemple appliqué : Projet ACPDI de Réinsertion des Jeunes — REJEPSE).
2. Phase de Suivi & Exécution
Le Chronogramme des Activités (Diagramme de Gantt) : Planification temporelle (souvent 12 à 24 mois) pour savoir « qui fait quoi et quand ».
Le Cadre de Mesure du Rendement : Tableau de bord pour évaluer si le projet atteint ses cibles initiales.
Le Plan d’Implémentation du Projet (PIP) : Outil Excel usuel pour suivre les indicateurs à la loupe.
3. Phase de Gestion des Risques
Le Registre des Risques : Crucial en zone post-conflit. Il répertorie la description du risque, sa probabilité (1 à 5), son impact (1 à 5), le niveau global (P×I), les mesures d’atténuation (Plan B) et le responsable.
4. Documents de Gestion Générale et Administrative
L’ACPDI s’appuie sur un arsenal de gouvernance et de gestion quotidienne :
Gouvernance & Politiques : Statuts, Règlement intérieur, Plan stratégique 2025-2029, Manuel des procédures (administrative, comptable, financière et matérielle), Politiques sectorielles (Code de conduite, Genre, Protection de l’enfant, Anti-fraude, anti-abus et exploitation sexuelle, Inclusion, Recrutement du personnel).
Pièces Comptables & Suivi : États de besoins, fiches de demande de fonds, bons de banque, livres de caisse/banque, fiches de stocks, inventaires des immobilisations et fiches de suivi du charroi/véhicules.
Procédures et Recommandations Logistiques (Achats)
Toute commande doit obligatoirement naître d’une expression des besoins du service utilisateur (via une requête) approuvée par la direction. Le mode de passation et les pièces justificatives (« soubassements ») dépendent strictement du montant de l’achat :

Soumis à l’approbation de l’Assemblée Générale.
 
Recommandations à l’intention des Etudiants pour consolider les acquis ?
Action immédiate : Ne laissez pas ces concepts mourir sur papier. Recréez vous-mêmes les matrices sur Excel. Préparer un tableau pour le Registre des Risques incluant les formules de calcul automatique du niveau global.
Simulation de projet : Prenez un cas fictif ou inspirez-vous du projet REJEPSE (Réinsertion des Jeunes) de l’ACPDI et essayez de construire son chronogramme d’activités (Gantt) sur une période de 12 mois, cadre logique….
L’arsenal institutionnel de l’ACPDI (Code de conduite, Genre, Protection de l’enfant, Inclusion, Anti-fraude, anti abus et exploitation sexuelle) n’est pas qu’une liste de documents administratifs : ce sont des standards internationaux exigés par tous les bailleurs de fonds.
Pour vos recherches : En L3, vous préparez vos Travaux de Fin de Cycle (TFC). Intégrez systématiquement ces dimensions. Si vous concevez un projet communautaire dans votre travail, demandez-vous : Comment ce projet garantit-il l’inclusion des personnes vulnérables ? Quelles sont les mesures anti-fraude prévues, Quelles sont les mesures anti-abus et exploitation sexuelle prévues ?
Partage de connaissances : Organisez une mini-restitution (un focus group ou une présentation de 30 minutes) auprès de vos camarades de promotion à l’ISDR-Butembo qui n’ont pas pu participer. Enseigner aux autres est la meilleure manière d’ancrer ses propres connaissances.
Le Registre des risques n’est pas une option, c’est le cœur de la gestion de projet dans notre région émaillée par les conflits. Un bon projet ne subit pas le contexte, il anticipe les ruptures de stocks, les variations de prix ou les crises sécuritaires grâce à un « Plan B » clairement budgétisé et attribué à un responsable.
En tant que futurs cadres de développement, la rigueur financière est votre meilleure protection et votre plus grand atout.
Exercice de mémorisation réflexe : Vous devez être capables d’associer instantanément un montant à sa procédure.
Un achat de 150 USD ? Caisse directe, pas de pro-forma obligatoire.
Un achat de 450 USD ? Procédure restreinte, 3 pro-formas minimum, passage en Commission des marchés.
Le réflexe « Livrables » : Retenez bien la nuance cruciale partagée par l’ACPDI pour les services et constructions. On ne signe pas un « bon de commande » pour refaire une toiture ou engager un expert : on rédige un contrat de prestation, et on valide la fin des travaux par une fiche de remise d’ouvrage.

Article présenté par Adelard PALUKU KACHELEWA (Coordonnateur) et MUBERE KAVUYA Jérémie (Administratif-Financier) de ACPDI.